Хмільницький міськрайонний суд Вінницької області

Протокол № 4

оперативної наради навчання працівників

Хмільницького міськрайонного суду

25 лютого 2014 року

На нараді присутні 27 працівників суду

План навчання

1. Інструкція про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду. (Наказ ДСА України №168 від 15.12.1011 року).

Слухали: Інструкцію «Про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду». (Наказ ДСА України №168 від 15.12.1011 року).

З доповіддю по даному питанню виступила секретар суду Іванова А.В.

В обговоренні питання взяли участь старший секретар суду Фігурська Н.А., секретарі суду Білаш Л.Є. та Семчук Т.О.

Інструкція «Про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду» (далі Інструкція) розроблена відповідно до положень Законів України «Про судоустрій і статус суддів», «Про Національний архівний фонд та архівні установи», постанови Кабінету Міністрів України від 08.08.2007 р. № 1004 «Про проведення експертизи цінності документів», Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 р. № 41, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України від 17 вересня 1998 р. за № 576/3016, Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України (далі – Держкомархів України) від 16 березня 2001 р. № 16, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 8 травня 2001 р. за № 407/5598, Типового положення про архівний підрозділ

-2-

органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи і організації, затвердженого наказом Держкомархівів України від 6 серпня 2002 р. № 58, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 20 серпня 2002 р. за № 682/6970 (далі – Типове положення), Положення про Державну судову адміністрацію України, затвердженого рішенням Ради суддів України від 22 жовтня 2010 р. № 12, та інших нормативно-правових актів. Закінчені в діловодстві документи групуються в справи відповідно до номенклатури справ суду, що погоджена та затверджена в порядку, визначеному Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом Держкомархіву України від 16 березня 2001 р. за № 407/5598, а також відповідними Інструкціями з діловодства в судах.

Згідно Інструкції установлюється такий порядок групування документів у справи:

- у справи вміщуються тільки оригінали документів або у разі їх відсутності, засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативних актів;

- не допускається включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню (зі штампом, що належить іншому органу влади);

- документи групуються в справи за один рік, за винятком документів, уміщених у судові, особові та перехідні справи. Особові справи формуються впродовж усього часу роботи особи в суді;

- документи, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду (постійного зберігання), та документи тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10 років), зберігання формуються у різні справи.

Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).

Нормативні акти (положення, правила, інструкції тощо), затверджені розпорядчими документами (наказами, постановами, рішеннями), уміщуються в справи разом із цими документами.

Накази, розпорядження з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників, про матеріальну допомогу; про надання відпусток; про стягнення, відрядження працівників; з адміністративно-господарських питань групуються у різні справи.

Документи засідань колегіальних органів групуються в дві справи:

-3-

- протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

- документи з організації та проведення засідань колегіальних органів (порядок денний, список запрошених, макет розсадження, перелік осіб, що виступають тощо).

Протоколи засідань колегіальних органів групуються в справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань цих органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в середині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

Затверджені плани, звіти, кошториси групуються в справи окремо від проектів цих документів.

Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

В особових справах документи групуються в хронологічному порядку в міру їх наповнення в такій послідовності: внутрішній опис документів справи; заява про прийняття на роботу; направлення або подання; особовий листок з обліку кадрів; автобіографія; документи про освіту (копії); витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника; доповнення до особового листка з обліку кадрів; довідки та інші документи.

Особові справи державних службовців ведуться в порядку, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 р. № 731.

Судові справи та управлінська документація з часу створення (надходження) і до передання їх в архів суду зберігається за місцем формування справ (в структурних підрозділах апарату суду) та/або централізовано в службі діловодства згідно із затвердженою номенклатурою справ.

Особові справи до передання їх в архіві суду зберігаються в службі з кадрового забезпечення (відділ кадрів) або у особи, відповідальної за ведення кадрової роботи.

Методичне керівництво і контроль за формуванням справ суду здійснює його служба діловодства (канцелярія суду).

Експертиза цінності документів суду, їх відбір для наступного зберігання здійснюється експертною комісією (далі – ЕК) суду. Що діє на підставі положень про них, розроблених та затверджених відповідно до Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого

-4-

самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Держкомархіву України від 17 грудня 2007 р. № 183, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11 січня 2008 р. за № 13/14704.

Експертиза цінності документів суду, проводиться у поточному діловодстві під час складання номенклатури справ, формування документів у справи і перевіряння правильності віднесення документів до справ; під час підготовки справ до наступного зберігання, у тому числі в складі НАФ.

Нарада постановила:

1. Подану інформацію взяти до відома.

2. Секретарю суду Івановій О.В., на яку покладено обов`язки архіваріуса суду у своїй роботі постійно керуватись Інструкцією «Про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду».

3. Контроль за виконанням постанови покласти керівника апарату Хмільницького міськрайонного суду Власюка М.І.

Керівник апарату

Хмільницького міськрайонного суду М.І. Власюк

Секретар Н.А. Фігурська