Протокол №2

Протокол № 2

оперативної наради навчання працівників

Хмільницького  міськрайонного суду

25 січня  2013 року

 На нараді присутні: 30 працівників суду.

План навчання:

        Інструкція про порядок  передання до архіву місцевого  та апеляційного  суду, зберігання  в ньому, відбору та передання до   архівного відділу Хмільницької райдержадміністрації судових справ та управлінської документації суду. ( Наказ ДСА України № 168 від 15.12.2011 року).

Слухали: доповідь заступника керівника апарату  Хмільницького міськрайонного суду  Деркач Л.О.

        В обговоренні питання взяли участь старший секретар суду Фігурська Н.А.,  секретарі суду  Іванова А.В., Білаш Л.Є., Семчук Т.О., Дармобита Л.Ф., Цимбалюк Л.Б.

        Обговоривши  Інструкцію про порядок  передання до архіву місцевого  та апеляційного  суду, зберігання  в ньому, відбору та передання до  державних архівних установ  та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду яка затверджена  Наказом ДСА України № 168 від 15.12.2011 року, який набрав чинності  1 січня 2012 року, відзначили, що закінчені   в діловодстві справи постійного, тривалого ( понад  10 років) зберігання та з особового складу повинні  здаватися  до архіву суду  для наступного зберігання  та користування. Справи тимчасового зберігання ( до 10 років включно) можуть  передаватися до архіву суду  за рішенням  керівника апарату  суду.

       Архів суду  входить   до складу  служби  діловодства суду ( канцелярії), який діє на підставі  Положення  про архів , затвердженого  керівником  апарату суду після погодження головою суду та ЕПН ( ЕК) державної  архівної  установи, архівного  відділу райдержадміністрації. Особа  відповідальна за  роботу  з архівними документами призначається  наказом  керівника апарату  суду  або такі повноваження , передбачаються посадовою інструкцією відповідного працівника, затвердженою  керівником апарату суду, із зазначенням видів робіт, обов’язків, виконання яких покладаються на нього, його прав та відповідальності.

      Основні положення роботи   архіву суду  викладені в  Правилах роботи архівних підрозділів органів державної  влади,  місцевого самоврядування, підприємств,установ і організацій, затверджених наказом Держкомархіву України від 16 березня 2001 року № 16, зареєстрованих  в міністерстві юстиції України 8 травня 2001 року за № 407/5598.

        Оформлення справ, заведених  у діловодстві суду, покладається на працівників апарату суду відповідно до розподілу обов’язків, з наданням  методичної допомоги працівниками архіву суду.

       Оформлення справи передбачає нумерацію аркушів у справі,  складання  ( у необхідних випадках )  внутрішнього  опису документів  справи, засвідчу вального  напису  справи, підшивання або  оправлення справи, оформлення обкладинки( титульного аркуша) справи.

-2-

         Підготовка справ для передання  до архіву суду  включає перевіряння правильності формування документів у справи, оформлення  документів кожної  справи, оформлення справ  та відповідність справ номенклатурі, затвердженій головою суду.

     У разі виявлення  недоліків у формуванні  та оформлені справ  відповідальні працівники апарату суду зобов’язані  їх усунути.

    У разі відсутності справ, що значаться в описах, уживаються заходи щодо їх розшуку.

    У разі негативного результату розшуку керівник апарату суду за поданням ЕК та архіву  суду затверджує акт  про нестачу архівних  справ ( документів) , створює комісію зі  службового розслідування, призначає службове розслідування і приймає заходи щодо  притягнення  до відповідальності осіб, винних  у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівником апарату суду, передається до архіву суду та складається акт про нестачу архівних справ ( документів).

         Підготовлені та оформлені судові справи та інші документи суду передаються до архіву суду щороку за графіком, затвердженим керівником апарату суду.

        Прийняття кожної справи проводиться працівником  архіву  суду  в присутності працівника апарату суду, який здає документи. При цьому в кожному примірнику опису справ  робляться позначки про прийняття тієї або  іншої справи.

 Наприкінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та літерами позначки про фактичну кількість  справ, що передані до архіву, номери справ, що відсутні, дату  приймання - передавання справ і підписи осіб, що здавали та приймали справи.

      Дозвіл на передання  судової справи до архіву суду  повинен давати суддя, під головуванням якого розглянуто справу, або голова  суду після детальної перевірки, особливо щодо виконання  судового рішення, що набрало законної  сили. На обкладинці справи зазначається напис « До архіву»  

    Справи з управлінською документацією суду  постійного зберігання передаються на державне зберігання до відповідної архівної  установи через 10 років, судові  справи  постійного зберігання та справи  з оригіналами судових рішень - через 75 років.

      Справи суду  та з управлінською документацією суду передаються на постійне зберігання в упорядкованому стані за рахунок  суду  за описами, затвердженими  в  установленому порядку. Надходження документів на постійне зберігання оформляється  актом  приймання - передавання, що складається в двох примірниках, перший  з яких разом  з документацією передається до відповідної  державної  архівної установи, архівного відділу райдержадміністрації, а другий  залишається  в окремій  справі  архіву суду.

       Перед передаванням справ  суду на постійне зберігання  архівом спільно з представником  державної  архівної установи, архівного відділу райдержадміністрації проводиться перевіряння фізичного та санітарно – гігієнічного стану документів. Виявлені порушення  усуваються архівом суду.

     Передавання справ  здійснюється за описами у трьох примірниках. На  всіх  примірниках описів робляться позначки про  приймання справ на постійне   зберігання. Четвертий примірник опису разом з примірником акта приймання-передавання залишається в архіві  суду.

      Якщо  при  прийманні – передаванні  виявлені  розбіжності між підсумковим записом в описі та фактичною наявність справ, у кожному примірнику опису складається новий  підсумковий запис, у якому  наводиться фактична  кількість справ, що є в наявності та номери відсутніх  справ.

      Суд зобов’язаний вжити  заходів щодо розшуку  відсутніх справ та притягнення посадових осіб, винних в цьому, до відповідальності згідно з порядком, викладеним у підпункті 3.4.7.  Інструкції.

       Номери відсутніх справ застерігаються  в акті приймання-передавання справ на постійне зберігання, а причини відсутності справ - у довідці, що додається до акта.

-3-

      Разом зі справами на постійне зберігання передається історична довідка про суд та її документи або доповнення до історичної  довідки..

Нарада постановила:

1. Подану інформацію взяти до відома.

2. Старшому секретарю суду Фігурській Н.А. слідкувати за правильним переданням  справ до архіву  суду .

                  Керівник апарату

Хмільницького міськрайонного суд                                           М.І. Власюк

Секретар                                                                                         Н.А. Фігурська