Протокол №10

 Протокол № 10

оперативної наради навчання працівників

Хмільницького міськрайонного суду

28 травня 2013 року

   На нараді присутні: 26 працівників суду.

План навчання: Вивчення Положення про автоматизовану систему документообігу суду зі змінами.

З доповіддю по даному питанню виступив головний спеціаліст з ІТ Гончарук- Аліфанов А.І.

В обговоренні питання взяли заступник керівника апарату суду Деркач Л.О., консультант суду Лецький О.С.

Обговоривши питання відзначили, що Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі - Положення) визначає порядок функціонування автоматизованої системи документообігу в судах загальної юрисдикції, яка забезпечує:

- об’єктивний та неупереджений розподіл справ між суддями з додержанням принципів черговості, рівної кількості справ для кожного судді, вірогідності, з врахуванням завантаженості кожного судді, спеціалізації, а також вимог процесуального закону;

- надання фізичним та юридичним особам інформації про стан розгляду справ, в яких вони є учасниками процесу;

- централізоване зберігання текстів судових рішень та інших процесуальних документів;

- підготовку статистичних даних;

- реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції, етапів її руху;

- видачу судових рішень та виконавчих документів на підставі наявних у автоматизованій системі даних;

- передачу справ до електронного архіву.

Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:

реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;

взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;

фіксування етапів проходження документів до їх передачі до електронного архіву, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;

реєстрацію процесуальних дій та документів у справі;

контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформуванням головуючого судді, судді-доповідача, голови суду та секретаря судової палати про закінчення цих строків;

використання ЕЦП для підписання документа, що набуває офіційного статусу;

оперативний пошук справ та документів за їх реквізитами;

індексацію документів та їх контекстний пошук;

видачу судових рішень (копій) та формування виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі;

зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;

відправку електронних копій судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;

надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду справ;

формування звітності суду про стан здійснення судочинства;

виготовлення судових рішень, виконавчих документів, звітів тощо.

Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в Хмільницькому міськрайонному суді Вінницької області визначаються на підставі наказу голови суду та керівника апарату суду.

Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги цього Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.

Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження.

До автоматизованої системи під час реєстрації в обов’язковому порядку вносяться: дата надходження до суду передбачених законом процесуальних документів, судових справ, матеріалів кримінального провадження, скарг, заяв, клопотань, звернень тощо, матеріалів, що подаються до суду і можуть бути предметом судового розгляду, внесення даних до реєстраційних карток в автоматизованій системі (дата надходження; інформація про предмет спору; прізвище (найменування) особи (органу), від якої (якого) надійшли документи; прізвище працівника апарату суду, який здійснив реєстрацію; дані про суддю, відомості про судовий збір та інші дані, передбачені цим Положенням та іншими нормативно-правовими актами.

Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.

Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження справи в інстанціях. Структура номеру справи є такою: код суду/номер справи за порядком у поточному році/рік реєстрації.

У Хмільницькому міськрайонному суді автоматизованою системою автоматично формується номер провадження справи, необхідний для діловодства відповідного суду. Цей номер є таким: індекс (за наявності), що визначається інструкцією з діловодства в суді/код суду/номер справи за порядком у поточному році/рік реєстрації.

Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою таким чином:

- у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з номера провадження у справі із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб - поточного року;

- у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб – поточного року.

Автоматичний розподіл справ здійснюється у суді під час їх реєстрації, на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації.

Якщо судова справа підлягає розгляду (перегляду) колегією суддів, при автоматичному розподілі судових справ автоматизованою системою в місцевому суді призначається головуючий суддя. У разі, коли обвинуваченим у вчинені злочину, за який передбачене покарання у виді довічного позбавлення волі, заявлено клопотання про розгляд кримінального провадження стосовно нього судом присяжних, автоматизованою системою визначається до складу такого суду два професійних судді шляхом включення до нього головуючого та одного із суддів зі складу колегії.

У разі задоволення відводу (самовідводу) судді (головуючого, судді-доповідача або всього складу суду, якщо справа розглядається колегією суддів), якому розподілено справу для розгляду, справа підлягає повторному автоматичному розподілу без урахування цього судді (суддів).

Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

- за два місяці до закінчення повноважень судді;

- за чотирнадцять днів, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);

- за три дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів; у період відпустки судді;

- за один робочий день до відрядження та в дні перебування судді у відрядженні; під час тимчасової непрацездатності судді;

- в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, установлених законом. Усі зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

Судові справи, що надійшли з судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття провадження), а також, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматичному розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.

Після автоматичного розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді, судді-доповідачу.

Консультантом Хмільницького міськрайонного суду Вінницької області Лецьким О.С. відповідно до Рішень Ради суддів України та Наказів ДСА України вносяться зміни до Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

Нарада постановила:

1. Подану інформацію взяти до відома.

2. Працівникам апарату суду самостійно вивчати Положення про автоматизовану систему документообігу суду та керуватись у роботі автоматизованої системи документообігу суду.

3. Головному спеціалісту з ІТ Гончарук - Аліфанову А.І. надавати практичну допомогу працівникам апарату суду у роботі автоматизованої системи документообігу суду.

4. Консультанту суду Лецькому О.С. постійно вносити відповідні зміни до Положення про автоматизовану систему документообігу суду та інформувати працівників апарату суду.

5. Контроль за виконанням постанови покласти на керівника апарату Хмільницького міськрайонного суду Влвсюка М.І.

Керівник апарату

Хмільницького міськрайоннго суду М.І. Власюк

Секретар Н.А. Фігурська