Протокол №1

Протокол № 1

оперативної наради навчання працівників

Хмільницького  міськрайонного суду

11 січня 2013 року

   На нараді присутні: 31  працівник суду. 

План навчання: 

 Номенклатура справ  Хмільницького міськрайонного суду на 2013 рік. 

  Слухали: 

доповідь заступника керівника апарату Хмільницького міськрайонного суду Деркач Л.О.

        В обговоренні питання взяли участь керівник апарату Хмільницького миіськрайоннго суду  Власюк М.І., старший секретар суду Фігурська Н.А., консультант суду з кадрової роботи Матяш В.П. головний спеціаліст ІТ Гончарук-Аліфанов А.І., секретар суду Білаш Л.Є. секретар суду Семчук Т.О.

        Обговоривши номенклатуру справ Хмільницького міськрайонного суду на 2013 рік відзначили що, відповідно до п.22.1 Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої наказом ДСА України № 68 від 27.06.2006 року зі змінами, та затвердженого  Наказом  Міністерства юстиції України № 578/5 від 12.04. 2012 року Переліку  типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів,  який набрав чинності 1 січня 2013 року номенклатура справ була розроблена і затверджена  28  грудня 2012 року та використовується службою діловодства. 

       Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві суду, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ. Номенклатура справ суду схвалена експертною комісією суду та погоджена експертно-перевірною комісією архівного відділу Хмільницької райдержадміністрації, після чого була затверджена головою суду. За складання номенклатури справ та ведення відповідає служба діловодства суду за участю секретаря суду відповідального за ведення архіву суду. Номенклатура справ місцевого суду призначена для групування документів у справи, їх систематизації, обліку, індексації та визначення строків зберігання (постійне чи тимчасове), а також швидкого пошуку документів за змістом.

       Судові справи та матеріали не належать до Номенклатури справ суду.

     Усі журнали суду вносяться до номенклатури справ суду. Кожна справа,    

включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення арабськими      

цифрами - індекс. У разі наявності в справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

       Номенклатура справ суду складається у чотирьох примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження з відповідним державним архівом.

       Примірники номенклатури справ розподіляються в такому порядку:

-  перший (недоторканний) примірник номенклатури справ зберігається в службі діловодства суду;

-  другий використовується службою діловодства як робочий;

-  третій передається до архіву суду для контролю за формуванням справ;

-  четвертий надсилається до державної архівної установи, архівного відділу міської ради, у зоні обслуговування яких перебуває суд.

        Під час складання номенклатури справ суду слід керуватись структурою та штатним розписом суду, номенклатурою справ суду за минулі роки. 

 2. Складання номенклатури справ суду 

 2.1. Номенклатура справ місцевого суду (далі — номенклатура справ суду),  призначена для групування документів у справи, їх систематизації, обліку, індексації та визначення строків зберігання (постійне чи тимчасове), а також швидкого пошуку документів за змістом. Номенклатура справ суду складається згідно з відповідними нормативно-методичними документами, у тому числі Державного комітету архівів України, та являє собою щорічний систематизований перелік заголовків (назв) справ, що формуються в діловодстві суду, із зазначенням строків їх зберігання. Судові справи та матеріали не належать до Номенклатури справ суду.

 Усі журнали суду також уносяться до номенклатури справ суду. 

 2.2. Номенклатура справ суду на наступний календарний рік складається в останньому кварталі попереднього року на основі попередніх номенклатур справ суду.

 2.3. Номенклатура справ суду розглядається експертною комісією (далі — ЕК) суду та подається на погодження експертно-перевірній комісії (далі — ЕПК) відповідної державної архівної установи в чотирьох примірниках. 

 2.4. Четвертий примірник затвердженої номенклатури справ суду передається апарату суду для використання в роботі. 

 2.5. Під час складання номенклатури справ суду слід керуватись структурою та штатним розписом суду, номенклатурою справ суду за минулі роки. 

 2.6. Графи номенклатури справ суду заповнюються таким чином:        

          - у графі 1 проставляються індекси кожної справи, включеної до номенклатури справ суду. Iндекс справи складається з індексу структурного підрозділу (якщо такий розподіл є в суді) та порядкового номера заголовка справи за номенклатурою справ суду в межах структурного підрозділу. У номенклатурах справ суду різних років рекомендується зберігати однакові індекси для однорідних справ, для перехідних справ індекс зберігається протягом усіх років дії справи;

          - у графі 2 вказуються заголовки справ (томів, частин). Порядок розташування заголовків справ у номенклатурі справ суду визначаються ступенем важливості документів справи та їх взаємозв’язком. На початку розміщуються заголовки справ, що містять розпорядчу документацію. Заголовок справи повинен чітко, в узагальненій формі відображати основний зміст та склад документів справи.

 Не допускається вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("Різні матеріали”, “Загальне листування” тощо);

         -  графа 3 заповнюється після закінчення календарного року;

         - у графі 4 проставляється строк зберігання справи. Номер статті згідно з Переліком судових справ, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Державної судової адміністрації України від 06.01.2006 N 2, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 20.01.2006 за N 51/11925 (далі — Перелік), у разі внесення до номенклатури справ суду заголовків, що включають 

документи, термін зберігання яких не передбачений Переліком, строк їх зберігання встановлюються ЕК суду за погодженням з ЕПК відповідної державної архівної установи;

          - у графі 5 указують назву переліку документів, використаного під час визначення строків зберігання справ, ставлять відмітки про провадження справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в іншу установу та про передачу справ в архів. 

 22.7. Погоджена з ЕПК номенклатура справ суду затверджується головою суду не пізніше 15 грудня попереднього року, уводиться в дію з 1 січня наступного календарного року, є документом постійного строку зберігання та включається як розділ номенклатури справ служби діловодства суду. 

Нарада постановила: 

1. Подану інформацію взяти до відома.

2. Старшому секретарю суду Фігурській Н.А. слідкувати за правильним веденням номенклатури справ Хмільницького  міськрайонного суду на 2013 рік .

  Керівник апарату

Хмільницького міськрайонного суд                                           М.І. Власюк

Секретар                                                                                         Н.А. Фігурська