Реєстрація та розподіл справ, що надійшли до суду

         У Хмільницькому міськрайонному суді створена та функціонує автоматизована система документообігу суду,  що забезпечує:  об’єктивний та неупереджений розподіл матеріалів та справ кримінального, цивільного, адміністративного судочинства, матеріалів про адміністративні правопорушення; надання фізичним та юридичним особам інформації про стан розгляду матеріалів та справ; підготовку статистичних даних; реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції та інше.

         Правове регулювання автоматизованої системи документообігу суду здійснюється Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, що затверджене 26.11.2010 р. № 30 рішенням Ради суддів України.

           Відповідно до  Інструкції з діловодства у місцевому загальному суді,  усі судові справи (матеріали кримінального провадження) та кореспонденція, у тому числі документи, надіслані електронною поштою, факсимільним зв'язком, а також телеграми, що надходять до суду, приймаються, опрацьовуються та під підпис передаються за призначенням працівниками апарату суду відповідно до обов'язків. Уся кореспонденція, у тому числі документи, надіслані електронною поштою, факсимільним зв'язком, а також телеграми, що надходять до суду, працівником апарату суду, на якого відповідною посадовою інструкцією покладено обов'язки щодо приймання кореспонденції, реєструються у автоматизованій системі документообігу суду та передаються керівництву суду для проставлення резолюцій.

            Прийняття судових справ (матеріалів кримінального провадження) і вхідної кореспонденції від кур'єра (кур'єром) здійснюється за пред'явлення документа, що посвідчує його особу та належність до організації-відправника (одержувача). У разі відсутності такого документа судові справи (матеріали кримінального провадження) кореспонденція від нього (ним) не приймаються.

            Приймання кореспонденції від особи здійснюється після пред'явлення нею документа, що посвідчує особу.

            У разі подання документу від імені іншої особи, його прийняття працівником апарату суду здійснюється після перевірки повноважень особи, що звернулась з приводу подачі документа, на представництво особи, від імені якої такий документ подається.

            Кореспонденція особистого характеру передається адресату без реєстрації. Не реєструються рекламні повідомлення, плакати, вітальні листи, запрошення, а також повернена (як помилково надіслана судом) кореспонденція.

         Помилково доставлена до суду кореспонденція пересилається за належністю разом із супровідним листом за підписом голови суду чи його заступника.

        Позовні заяви, заяви та скарги, отримані під час приймання громадян, відповідно до графіка приймання громадян невідкладно передаються працівнику, відповідальному за приймання судових справ і кореспонденції, для реєстрації в журналі вхідної кореспонденції та у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, після чого передаються за призначенням для попереднього розгляду чи розгляду по суті. Поштова кореспонденція, яку отримує кур'єр суду, невідкладно передається працівнику, відповідальному за реєстрацію кореспонденції, який перевіряє, чи цьому суду адресований документ та наявність додатків, указаних у документі.

        Особа, яка подала матеріали чи документ до суду, управі представити додаткову копію матеріалів (документа), на першій сторінці яких на її прохання проставляється штамп суду "Отримано", зазначаються дата отримання матеріалів (документа), посада і прізвище особи, яка прийняла матеріали (документ), після чого копія повертається.

          Документи з питань діяльності суду, які не стосуються розгляду справ, реєструються та передаються керівництву в день надходження двічі на день. Документи з позначкою "Терміново" передаються протягом години.

         Після попереднього розгляду документа керівництвом і призначення виконавця в той самий день документ повертається до працівника апарату суду, який здійснював його реєстрацію, для реєстрації резолюції. До облікової картки на вхідний документ в автоматизованій системі документообігу суду вносяться відомості про зміст і дату накладення резолюції, прізвище та ініціали виконавця,  дата  передачі документа виконавцеві.

         Відповідь на виконаний документ підписується керівником, яким було накладено резолюцію, або особою, яка на той час виконувала його обов'язки. Відповідь у необхідній кількості примірників передається для відправлення адресатам.

         Після реєстрації усі судові справи (матеріалів кримінального провадження) та матеріали, що надійшли до суду і підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства, передаються для реєстрації у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах та алфавітних покажчиках. Реєстрація в автоматизованій системі діловодства суду судових справ (матеріалів кримінального провадження) та кореспонденції, здійснюється відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду

         У разі, коли до суду надходять у незначній кількості документи з грифом "Для службового користування", то такі документи реєструються у загальному порядку, при цьому в журналі реєстрації вхідної кореспонденції та відповідній обліково-статистичній картці до реєстраційного номера документа додається позначка "ДСК".

         Після реєстрації та визначення автоматизованою системою документообігу суду судді (запасного судді, слідчого судді) або колегії суддів для конкретного судового провадження, судові справи передаються суддям під підпис у контрольному журналі судових справ, переданих для розгляду судді.